Liebe Leserinnen und Leser,

für 2016 steht eine neue Version von SharePoint an, die auch diese Jahreszahl im Namen tragen wird und gerade im Cloud-Bereich wieder viele Neuerungen bringen wird. Mit jeder neuen SharePoint-Version ist aber auch das Thema „Migration“ wieder aktuell. Diese Ausgabe des SharePoint Kompendiums stellt für diesen Fall einige Informationen zur neuen Version aus Sicht der Endanwender vor und zeigt praktische Migrations- und Organisationsstrategien. Dabei geht es auch um Lösungen von Wettbewerbern, die auf SharePoint migriert oder mit SharePoint integriert werden sollen. Denn gerade die Möglichkeiten von Office 365 und SharePoint laden zu ein, z. B. Salesforce und SharePoint einander näherzubringen. Aber die Ablösung von Businessanwendungen wie Lotus Notes ist mit SharePoint möglich. Wie immer sind dabei zum einen technische Hürden zu betrachten, aber vor allem und zunehmend mehr sind im Interesse einer möglichst produktiven Arbeitsgestaltung auch strukturelle Entscheidungen zu beachten. Diese betreffen in der Regel Fragen nach der Unternehmensstruktur, der Organisation von Abläufen und dem strategischen Einsatz der Technologie im Sinne einer effizienten Informationsarchitektur, die im Rahmen eines Migrationsprojekts an erster Stelle stehen sollte.

Denn neue technische Möglichkeiten schaffen nicht von sich aus Effizienzsteigerungen, sondern nur dann, wenn ihre Möglichkeiten durch bessere Strukturen, direktere Kommunikation und optimierte Arbeitsabläufe auch genutzt werden – und dabei kommt es auf die Planung an, nicht auf das Werkzeug. Dazu geben die Artikel dieser Ausgabe Denkanstöße.

Mirko Schrempp, Redakteur SharePoint Kompendium

Kommentare und Anregungen zu den Themen des Kompendiums sind uns immer willkommen unter: redaktion@windowsdeveloper.de

Besprechungsarbeitsbereiche in SharePoint 2010

Besprechungen managen

Christian Schmutte

Vielleicht geht es einigen Lesern wie mir: Die Besprechungsarbeitsbereiche (kurz BAB) habe ich erst „entdeckt“, als es schon längst Microsoft SharePoint 2013 gab. Zu dieser Zeit war ich bei einem Unternehmen beschäftigt, das noch SharePoint 2010 im Einsatz hatte, und ich suchte eine Möglichkeit, die diversen Meetings und deren Ergebnisse digital festzuhalten.

Zugegeben, das Anlegen eines neuen BAB war etwas umständlich, hatte aber nicht von der Hand zu weisende Vorteile. Alle Personen, die zu dem Termin in Outlook eingeladen wurden, hatten automatisch Berechtigungen auf den BAB, unabhängig davon, ob sie eine Berechtigung für die darüber liegenden Seiten hatten. Der Termin in Outlook beinhaltete automatisch einen Link auf den BAB – hatte jemand den Link vergessen, konnte er in Outlook nachgeschlagen werden. Nicht zu unterschätzen ist außerdem die Entlastung der IT, da jeder Mitarbeiter selbst BAB anlegen konnte (was ggf. auch als Nachteil gewertet werden kann). Weitere Vorteile einer solchen Seite in SharePoint sind die folgenden:

• Zentrale Ablage von Themen, Meinungen, Entscheidungen
• Gemeinsame Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Pro Projekt, Meeting oder Thema kann ein eigener Bereich angelegt werden
• Festhalten, welcher Mitarbeiter an der Besprechung (nicht) teilgenommen hat
• Aufgabenverwaltung

Nun stellt sich natürlich die Frage, warum die BAB in SharePoint 2013 abgekündigt wurden – nach Aussage von Microsoft sollte zum einen die Menge an Vorlagen klein gehalten werden, zum anderen hätten nur sehr wenige Kunden die Vorlagen genutzt. Außerdem gäbe es mit Lync und OneNote bessere Alternativen, um Meetings abzuhalten und vor- bzw. nachzubereiten [1].

Aber: Wer von SharePoint 2010 auf 2013 migriert, muss auf seine bereits vorhandenen Seiten nicht verzichten, sie sind weiterhin vorhanden. Neue Seiten können jedoch nicht angelegt werden. Die abgekündigten Site-Templates aus SharePoint 2010 sind in 2013 nur über einen Umweg wieder sichtbar zu machen [2]. Aber Vorsicht ist geboten: Nach Aussage von Microsoft werden die Templates in der nächsten Version von SharePoint (2016) gar nicht mehr unterstützt. Es müssen also Alternativen her.

Für den Fall, dass Mitarbeiter die BAB bereits intensiv nutzen und nun auf der Suche nach einer Alternative sind, die auch die Altdaten übernimmt, müssen Sie sich leider umstellen: Keine der vorgestellten Lösungen bietet die Übernahme der Altdaten - hier müssen sie in den BAB verweilen und für künftige Meetings müssen neue Termine angelegt werden.

Besprechungsarbeitsbereiche in SharePoint 2010

Um die Funktionen der BAB in SharePoint 2010 vollumfänglich verwenden zu können, muss Outlook 2010 genutzt werden, da in Outlook 2013 die Funktion zur Erstellung von BAB bereits entfernt wurde. Hierzu muss vorerst in Outlook unter Weitere Befehle die Schaltfläche für BAB aktiviert werden. In der Ribbon-Leiste für einen neuen Termin in Outlook wird die Schaltfläche dann sichtbar.

In SharePoint 2010 muss man sich vorab darüber Gedanken machen, wo ein BAB erstellt werden soll. Sofern es sich um (Serien-)Termine zu einem Projekt handelt, wird es hierzu aller Voraussicht nach auch eine Projektseite geben. Nutzer müssen also zu der Projektseite in SharePoint navigieren, den Link kopieren, in Outlook einen neuen (Serien-)Termin erstellen und die oben aktivierte Schaltfläche betätigen. Ein weiteres Menü öffnet sich, in dem man den Link und die gewünschte BAB-Vorlage auswählen kann. Einen kurzen Moment später ist der neue BAB als Subsite unter dem verwendeten Link vorhanden. Alle Mitarbeiter, die zum Outlook-Termin eingeladen wurden, haben automatisch Zugriff auf den BAB, auch wenn sie auf die darüber liegende Seite keinen Zugriff hatten. Hier kommt ein Nachteil der BAB zum Vorschein: Werden nachträglich Mitarbeiter zu dem Termin in Outlook hinzugefügt, werden sie nicht automatisch berechtigt, sondern müssen manuell in SharePoint autorisiert werden.

Im Fall eines Serientermins werden in SharePoint im Schnellstart die Tage der zukünftigen wie auch vergangenen Termine angezeigt, sodass man schnellstmöglich Entscheidungen der letzten Termine nachschauen oder zukünftige Termine einplanen konnte.

Die Planung und Vorbereitung zukünftiger Termine wird als Aufgabe des Teams verstanden, d. h. jeder Teilnehmer kann die Agenda des jeweiligen Termins mitgestalten und mit weiteren Punkten füllen. Während des Meetings werden festgelegte Entscheidungen in einer dafür bereitgestellten Liste festgehalten und den jeweiligen Teilnehmern Aufgaben zugewiesen. Zu- oder Absagen werden automatisiert über Outlook in SharePoint übernommen. Über die oben bereits beschriebene Datumsleiste werden die Listen gefiltert, sodass nur die Eintragungen zum jeweiligen Termin sichtbar sind.

OneNote

OneNote tritt nach Aussage von Microsoft in die Fußstapfen der BAB und wird offiziell als das Tool der Wahl genannt, um Besprechungen – mithilfe von Skype for Business (ehemals Lync) – zu organisieren.

Um einen Termin zu organisieren, ist SharePoint nicht zwingend erforderlich. Das Notizbuch sollte aber an einem für alle Teilnehmer zugänglichen Ort gespeichert werden. In unserem speziellen Fall gehen wir aber davon aus, dass das Projekt oder Thema, zu dem wir eine Besprechung abhalten, bereits in SharePoint vorhanden ist, z. B. auf einer eigenen Teamseite. Dabei ist es von Vorteil, das Notizbuch auch hier abzulegen. Die Regelung der Berechtigungen hängt auch vom Ablageort ab: Liegt das Notizbuch in SharePoint, können alle Personen, die auf die Ablage zugreifen können, auch mit dem Notizbuch arbeiten. Wenn nur ein bestimmter Personenkreis darauf zugreifen soll, können entweder die Berechtigungen in SharePoint angepasst oder kann das Notizbuch mit einem Kennwort versehen werden. Alternativ kann das Notizbuch über die Freigabefunktion in OneNote auch anderen Nutzern freigeben werden.

Für unser aktuelles Beispiel ist Outlook das Tool der Wahl. Ist der Termin in Outlook angelegt, kann innerhalb des Termins direkt ein OneNote-Notizbuch angesteuert werden, in dem die Notizen eingetragen werden. Oft ist aber ein anderer Weg naheliegender: Das Projekt läuft bereits, das OneNote-Notizbuch für genau dieses Projekt ist in SharePoint angelegt, und es wurden schon erste Informationen dort eingetragen – und nun sollen die Notizen zum ersten Meeting ebenfalls dort hinterlegt werden. Die Erstellung eines neuen Abschnitts dient der Trennung zwischen Besprechungsnotizen und allem anderen und ist im späteren Chaos an Notizen wichtig. Als Protokollant kann man nun einfach die Details aus dem Outlook-Termin übernehmen, indem in OneNote über Start | Besprechungsdetails das jeweilige Meeting ausgewählt wird. Zu jedem Termin kann nun eine eigene Seite erstellt werden, bei einem wöchentlich stattfindenden Termin könnte das aussehen wie in Abbildung 1.

Abb. 1: Meeting in OneNote

Tipp: Falls Notizen später ausgedruckt oder in ein anderes Format exportiert werden müssen, bietet es sich an, das Papierformat vorab auf DIN A4 einzustellen.

Während einer Besprechung werden Themen besprochen, Aufgaben verteilt und Entscheidungen getroffen. Alle Informationen muss der Protokollant schnellstmöglich niederschreiben. Um das etwas zu vereinfachen, gibt es in OneNote Kategorien, die sich über Shortcuts auf den Bildschirm bringen lassen. So reicht etwa die Tastenkombination STRG + 1 aus, um ein Kontrollkästchen darzustellen, mit dem Listen an Aufgaben erstellt und einfach abgehakt werden können. Möchte ein Nutzer eine Aufgabe in Outlook erstellen, kann diese ähnlich schnell über die Ribbon-Leiste angelegt werden. Diese Aufgabe kann Mitarbeitern zugeordnet werden. Sobald der Mitarbeiter seine Aufgabe erledigt hat, wird sie auch in OneNote mit einem grünen Häkchen markiert.

Für gefällte Entscheidungen hält OneNote standardmäßig keine Kategorien bereit. Nutzer können sich aber problemlos eigene Kategorien erstellen, die helfen, die Informationen anhand von Symbolen vor den Einträgen zu strukturieren. Beispielsweise haben Aufgaben eine kleine Flagge als Kennzeichnung. Fragen bzw. offene Punkte können mit einem Fragezeichen und Entscheidungen könnten mit einem Ausrufezeichen dargestellt werden. Über die Suche finden sich kategorisierte Elemente schneller wieder.

Tipp: Das Erstellen von Vorlagen in OneNote für Besprechungen mit vordefinierten Platzhaltern für Aufgaben, offene Punkte und Entscheidungen vereinfacht die Arbeit mit OneNote, da alle Protokolle gleich aufgebaut und Mitarbeiter zukünftig ein bestimmtes Layout gewohnt sind.

AvePoint Meetings

Die wahrscheinlich bekannteste Alternative zu den BAB in SharePoint 2010 sind AvePoint Meetings. Die App ist in SharePoint 2013 On-Premise und in Office 365 verfügbar. Sind die Komponenten installiert, kann über App hinzufügen im SharePoint-Menü eine Seite für Meetings eingefügt werden. Es werden daraufhin mehrere Listen erstellt, in denen die einzelnen Elemente der Meetings gespeichert werden, wie zum Beispiel Agendapunkte, Aufgaben, die den Teilnehmern zugeordnet wurden, Entscheidungen zu besprochenen Punkten oder Dokumenten, die den einzelnen Besprechungen angefügt wurden. Innerhalb dieser Listen werden die Elemente in Ordnern pro Meeting abgelegt. Wer allerdings eine Datei aus dem letzten Meeting schnell über diese Ordner wiederfinden möchte, muss sich bewusst sein, dass es sich bei den Ordnertiteln um die eindeutigen IDs der Meetings handelt – nicht aber um die Namen der einzelnen Meetings (Abb. 2).

Abb. 2: AvePoint-Ordnernamen in SharePoint

Um einen neuen Arbeitsbereich in SharePoint anzulegen, öffnet der Nutzer die Meetings-App und klickt auf Neue Besprechung erstellen. Hier finden sich nun alle grundsätzlichen Funktionen, die auch in Outlook zur Terminerstellung wichtig sind: Besprechungstitel und Organisator, Start- und Endzeit, Ort, Teilnehmer sowie ein Rich-Text-Feld, um alle Teilnehmer vorab schon einmal auf den Inhalt vorzubereiten. Besprechungsserien lassen sich ebenfalls abbilden. Abweichend von Outlook lassen sich Serien aber nicht „ohne Enddatum“ erstellen, d. h. es muss eine Anzahl von Terminen definiert oder aber ein Enddatum angegeben werden. Im Nachhinein lassen sich diese Angaben noch erweitern.

Eine neue Meetinginstanz ist mit den geplanten Teilnehmern erstellt, doch während eines Meetings stellt sich heraus, dass noch weitere Personen eingeladen werden müssen? Kein Problem – der Teilnehmerkreis kann direkt im Bearbeitungsmenü erweitert werden.

Nun zum wirklich interessanteren Punkt: die Erstellung aus Outlook heraus – eine Funktion, die ich unter SharePoint 2010 sehr zu schätzen gelernt habe. Die Installation des Plug-ins erweitert die Ribbon-Leiste in Outlook um eine weitere Kachel (Abb. 3).

Abb. 3: AvePoint-Kachel in Outlook

Aktiviert man die AvePoint Meetings über diese Kachel, kann man zum einen die Arbeitsbereiche hinterlegen, auf denen AvePoint Meetings hinzugefügt wurden, zum anderen wird ein Link in die Beschreibung der Outlook-Besprechung eingefügt, über den die Teilnehmer zum Arbeitsbereich gelangen können – ganz wie in SharePoint 2010. Links aus Skype-for-Business-(Lync-)Meetings werden ebenfalls übernommen. Die Erstellung von Meetinginstanzen aus Outlook heraus funktioniert übrigens in Verbindung mit SharePoint Online (Office 365) sowie auch in SharePoint 2013 On-Premise.

Innerhalb der Instanz hat der Organisator nun die Möglichkeit, die Anwesenheit der Teilnehmer zu hinterlegen. Sofern der Teilnehmerkreis nachträglich erweitert werden muss, können die „Nachzügler“ in Outlook eingetragen werden. Dabei werden sie automatisch in der Meeting-Instanz in SharePoint aufgeführt, was unter den BAB in SharePoint 2010 nicht möglich war. Vorsicht ist jedoch geboten bei Updates bzw. Änderungen an Besprechungen in Outlook. Wird aus einem Einzeltermin ein Serientermin erstellt, erkennt AvePoint dies nicht als eine Änderung und erstellt eine neue Instanz. Diese Serientermininstanz ist dann mit Outlook verknüpft, während die Einzeltermininstanz immer noch in AvePoint Meetings vorhanden, aber nicht mehr mit Outlook verknüpft ist.

Zur Vorbereitung eines Termins können sowohl der Organisator als auch die Teilnehmer die Agendaliste mit neuen Einträgen pflegen. Während des Meetings kann der jeweilige Vortragende den so genannten Agenda-Timer nutzen. Diese einfache Funktion lässt einen Timer ablaufen und zeigt den Teilnehmern die eingeplante Restzeit an. Mithilfe dieser Funktion könnte dem Überziehen von Meetings Einhalt geboten werden – sofern man sich an den Timer hält.

Verantwortlichen Personen zugewiesene Aufgaben werden in SharePoint 2013 mit der Aufgabenliste von MySites abgeglichen, sodass der Mitarbeiter nur noch eine Liste im Auge behalten muss. Voraussetzung ist natürlich die Aktivierung von MySites. Auch dem Organisator wird in puncto Aufgaben unter die Arme gegriffen. Nicht erledigte Aufgaben eines Serientermins werden automatisch im Folgetermin dargestellt.

Zu erstellende Protokolle lassen sich aus SharePoint heraus starten und werden direkt als PDF-Datei exportiert. Das Protokoll lässt sich in Form und Design allerdings nicht auf die Bedürfnisse der Kunden anpassen (Kundenlogo, eigenes Design etc.).

Ein recht neues Feature ist der Metadata Manager: Metadaten sind ein wichtiger Bestandteil in SharePoint, und jedes Unternehmen, das SharePoint einsetzt, sollte seine Informationen über Metadaten verschlagworten. Hier setzt der Metadata Manager an und importiert die vorhandene Metahierarchie (oder auch nur Teile davon). Damit lassen sich vorhandene Strukturen in Meetings nutzen.

Meeting Manager

Der Meeting Manager von Solutions2share ist seit 2015 am Markt und hat bereits jetzt einen beachtlichen Funktionsumfang. Bis zur Möglichkeit der Erstellung von Meetinginstanzen aus Outlook heraus müssen sich Kunden allerdings noch ein wenig gedulden. Laut Hersteller ist diese Funktion zwar auf der To-do-Liste vermerkt, aktuell aber noch nicht verfügbar.

Der Meeting Manager ist für SharePoint 2013 On-Premise und Office 365 verfügbar und bietet eine übersichtliche und leicht verständliche Oberfläche. Analog zu den bereits aufgeführten Tools bietet er eine komfortable Lösung zur Abbildung der teilnehmenden Personen, Tagesordnungspunkte, Aufgaben und Entscheidungen. Auch das Ausdrucken von Protokollen ist mit dem Meeting Manager möglich, sie lassen sich auch designtechnisch anpassen. Diese Funktion ist allerdings nicht im Paket enthalten, sondern muss über eine erweiterte Lizenz erworben werden.

CONGUIDE Sitzungsmanagement

Sitzungsmanagement der Firma ConGuide ist ein weiteres Tool, um Besprechungen effektiver zu planen. Nach Installation der Komponenten werden die Sitzungen in einer eigenen Site-Collection verwaltet. Hierzu wird eine zusätzliche Vorlage unter den Site-Collection-Templates platziert. Anschließend muss der User ein Gremium (Name des Besprechungskreises) festlegen und kann den entsprechenden Mitgliedern Rollen (Organisator, Teilnehmer, Leser) und Funktionen (z. B. Protokollführer) zuweisen.

Anhand der benutzten Benennung ist zu erkennen, das ConGuide etwas von den anderen Tools abweicht und eher auf die Zusammenkünfte von Vorständen oder anderen Gremien abzielt. Somit werden nicht die Termine an sich in den Vordergrund gestellt, sondern die sich treffenden Gruppen, für die sich beispielsweise angepasste Sitzungsvorlagen für immer gleich ablaufende Sitzungen erstellen lassen.

Abgesehen von der Outlook-Integration bietet das Sitzungsmanagement eine interessante Alternative und beinhaltet durchdachte Ansätze wie den Versand von Tagesordnungspunkten als Vorbereitung auf ein Meeting oder des Protokolls für die Nachbereitung direkt aus SharePoint heraus. Ein nützliches Feature ist die Möglichkeit, zu hinterlegen, bis zu welchem Zeitpunkt Teilnehmer Einspruch gegen die verabschiedeten Entscheidungen erheben können. Ab dem Zeitpunkt des Versendens haben die Teilnehmer etwa zehn Tage Zeit, gegen die Beschlüsse Einspruch zu erheben, erst danach gelten die Entscheidungen als beschlossen.

„Alternative for Meeting Workspaces“ in SharePoint 2013

Frühzeitig bin ich bei meiner Recherche auf einen Workaround von Frank Op ‘t Landt [3] gestoßen. Falls die Nutzer nicht von der Arbeitsweise der BAB in SharePoint 2010 entwöhnt werden sollen und keine großen Anforderungen an das Design der Lösung gestellt werden, ist dies eine brauchbare Methode, um Meetings in SharePoint abzubilden. Zudem ist es eine Lösung, die keine Entwicklung beinhaltet und somit auch keine Kosten für ein Drittanbietertool nach sich zieht. Es sei aber gleich gesagt, dass diese Lösung, was den Funktionsumfang anbetrifft, recht begrenzt ist. So muss auf eine Outlook-Integration oder die automatisierte Erstellung von Protokollen verzichtet werden.

Op ‘t Landt hat dies mit einfachen Mitteln umgesetzt. Alles, was hierzu nötig ist, sind wenige Listen und ein nicht besonders umfangreicher Workflow. Das Hauptelement ist der Kalender, der die Termine beinhaltet, mit dem Datum, an dem die Besprechungen stattfinden. Alle anderen Listen müssen ebenfalls eine Datumsspalte enthalten, um nachvollziehen zu können, an welchem Termin ein Agendapunkt diskutiert, eine Entscheidung getroffen oder eine Aufgabe zugewiesen bzw. abgeschlossen wurde. Die einzelnen Listen werden über Webparts auf der Website dargestellt. Anhand der Datumsspalten wird jede Liste mit dem Kalender verbunden (Website bearbeiten | Kontextmenü des Webparts | Verbindungen). Bei Auswahl eines Datums aus der Kalenderliste erscheinen nun alle zu diesem Zeitpunkt anstehenden Agendapunkte, Entscheidungen und Aufgaben. Zusätzlich bietet es sich an, eine Teilnehmerliste zu erstellen, sodass nachgehalten werden kann, wer an den Meetings teilgenommen hat.

Bei meinem Test ist aufgefallen, dass beim erstmaligen Aufrufen der Website immer das erste Datum im Kalender vorbelegt ist. Das heißt, dass alle Agendapunkte, Entscheidungen etc. des ersten Meetings angezeigt werden, was verwirrend für den Benutzer sein kann. Es bietet sich hier an, den ersten Eintrag im Kalender leer zu lassen, sodass er beim erstmaligen Aufruf der Seite ausgewählt und der Benutzer damit aufgefordert ist, das aktuelle Datum manuell auszuwählen.

Sonstige Alternativen

Neben den hier aufgeführten Tools gibt es noch eine Menge weiterer Alternativen, um Besprechungen besser organisieren zu können. Besonders in Office 365 gibt es noch weitere Apps, die sich dieser Aufgabe widmen, meist aber mit einem geringeren Funktionsumfang. Zum Teil sind sie aus zeitlichen Gründen nicht in diesem Artikel erschienen, es lohnt sich aber, einen Blick auf diese Tools zu werfen.

Fazit

Der vorliegende Artikel zeigt die Arbeitsweise der BAB in SharePoint 2010 auf sowie mögliche Alternativen zur Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, die in SharePoint genutzt werden können. Welche der vorgestellten Lösungen für Ihr Unternehmen die richtige ist, kann dieser Artikel nicht beantworten, da die Anforderungen an die Lösung, der letztendliche Nutzen und die Möglichkeiten der Umsetzung in jedem Unternehmen teils stark voneinander abweichen. Ich hoffe aber, dass ich Ihnen hiermit einen Überblick über die aktuelle Situation verschaffen konnte und dieser Artikel Ihnen bei der Frage, ob und welche Lösung zur Besprechungsorganisation installiert werden soll, eine Entscheidungshilfe sein kann.

Christian Schmutte ist als SharePoint Consultant bei arvato Systems tätig. Sein Aufgabenfeld umfasst die Beratung, Administration und Konzeption von Lösungen im Bereich SharePoint. Neben dem Beruf interessiert er sich leidenschaftlich für alle Themen rund um Microsoft und SharePoint und teilt seine Erfahrungen auf www.ilikesharepoint.de. Sie erreichen ihn unter christian.schmutte@bertelsmann.de